Система керування базами даних ms access. Встановлення зв’язків між таблицями. Система керування базами даних ms access.

Система керування базами даних ms access.

Лекція 17. Система керування базами даних ms access. Встановлення зв’язків між таблицями. Обробка даних у таблиці: сортування, фільтрування

Основна мета: ознайомитися з типами зв’язків між таблицями бази даних, навчитися встановлювати зв’язки між таблицями в СКБД microsoft access, сформувати навички заповнення таблиць способом створення поля зі списком значень. Сформувати навички обробки даних у таблиці: сортування, фільтрування.

Система керування базами даних ms access. 1

Лекція 17. Система керування базами даних ms access. Встановлення зв’язків між таблицями. Обробка даних у таблиці: сортування, фільтрування 1

Встановлення зв’язків між таблицями. 2

Типи зв’язків між таблицями в базі даних. 2

Відкриття таблиці. 2

Створення зв’язків між таблицями. 2

Створення в таблиці поля зі списком підстановок або списком значень та встановлення зв’язків між таблицями Microsoft Access з використанням Майстра підстановки. 5

Створення поля з підстановкою значень з іншої таблиці в режимі Конструктора. 5

Створення поля з підстановкою значень з іншої таблиці в режимі Таблиці. 6

Обробка даних у таблиці: сортування, фільтрування. 6

Сортування даних. 6

Фільтрування даних. 7

Режими фільтрації даних. 7

Відбір записів за допомогою вибору значень у формі або таблиці (“Фільтр за виділеним”) 7

Введення даних для фільтра (“Фильтр для”) 7

Використання звичайного фільтра. 8

Використання розширеного фільтра. 8

Контрольні запитання. 9

Встановлення зв’язків між таблицями

Типи зв’язків між таблицями в базі даних

Зв’язки в реляційних базах даних визначаються за збігом значень полів у різних таблицях:

„один – до – багатьох”;

„багато – до – багатьох”;

„один – до – одного”

Зв’язок „один – до – одного” припускає, що у кожний момент часу кожному елементу А відповідає 0 або 1 елемент В. Наприклад, один студент отримує одну стипендію.

Зв’язок „один – до – багатьох” полягає в тому, що в кожний момент часу кожному елементу А відповідає кілька елементів В. Наприклад, в одній групі навчаються багато студентів. Для встановлення цього зв’язку використовуються зовнішні ключі.

Зв’язок „багато – до – багатьох” полягає в тому, що в кожний момент часу множині елементів А відповідає множина елементів В. Наприклад, у багатьох студентів дисципліни викладають багато викладачів. Цей тип зв’язку в реляційних базах даних безпосередньо не підтримується. Встановлення зв’язку „багато – до – багатьох” потребує наявності третьої – зв’язкової таблиці.

Відкриття таблиці.

Щоб відкрити таблицю, потрібно:

У вікні бази даних вибрати значок Таблицы у списку об’єктів бази даних.

Вибрати ім’я таблиці, яку треба відкрити.

Щоб відкрити таблицю в режимі конструктора натиснути на піктограму „Конструктор” на панелі інструментів вікна бази даних.

Щоб відкрити таблицю в режимі таблиці натиснути піктограму „Создать” у вікні бази даних.

Створення зв’язків між таблицями

Для створення зв‘язків між таблицями є спеціальне діалогове вікно „Схема данных”:

Вікно „Схема данных” відкривається командою Сервис → Схема данных або відповідною піктограмою на панелі інструментів на панелі інструментів База даних .

Якщо таблиці бази даних не були зв‘язані між собою, то одночасно з відкриттям вікна „Схема данны х” відкривається вікно „Добавление таблицы”, в якому можна вибрати потрібні таблиці для включення в структуру зв’язків (рис. 17.1).

Якщо зв‘язки між таблицями були вже визначені, то для введення в схему даних нової таблиці, потрібно клацнути правою кнопкою мишки у вікні „Схема даних” і в контекстному меню вибрати пункт „Добавить таблицу” або скористатися відповідною піктограмою на панелі інструментів База даних .

Для створення зв’язку необхідно відобразити таблиці, між якими створюється зв’язок, після чого, утримуючи ліву клавішу мишки, перетягнути курсор від ключового поля батьківської таблиці до поля зовнішнього ключа дочірньої таблиці.

Після перетягування Microsoft Access відкривається діалогове вікно Изменение связей (рис. 17.2).Якщо вікно не відображається, то його можна викликати кліком правої кнопки мишки на відповідному зв’язку.

Рисунок 17.2 Діалогове вікно обмеження цілісності

посиланьMicrosoft Access

При встановленні обмежень цілісності посилань в Microsoft Access треба звернути увагу на таке:

зв’язок «один до багатьох» створюється тільки в тому випадку, коли одне із зв’язаних полів є первинним ключем або має унікальний індекс;

зв’язок «один до одного» створюється, якщо обидва поля є первинними ключами або мають унікальні індекси;

для підтримки цілісності посилань передбачено тільки дві операції – NO ACTION (відсутні прапорці) та CASCADE (відмічено каскадне оновлення та видалення даних).

Встановлення відмітки „Обеспечение условия целостности данных” захищає від видалення записів з однієї таблиці, при яких зв‘язані з ними дані з інших таблиць, залишаться без зв’язку. Щоб ця умова виконувалася, поле основної таблиці повинно обов’язково бути ключовим і обидва поля мати однаковий тип.

Примітка „Каскадное обновление связанных полей” і „Каскадное удаление связанных записей” забезпечує одночасне оновлення або видалення даних в усіх підпорядкованих таблицях при зміні даних у головній таблиці.

Створення в таблиці поля зі списком підстановок або списком значень та встановлення зв’язків між таблицями Microsoft Access з використанням Майстра підстановки

В деяких випадках, коли база даних має невелику кількість таблиць і для їх заповнення необов’язково або недоцільно використовувати форми, можливе заповнення таблиць бази безпосередньо в режимі таблиць. В цьому випадку для полегшення введення даних можна користуватися Майстром підстановки. Створити нові поля зі списком значень можна як в режимі конструктора, так і в режимі таблиці.

Сортування даних.

При відкритті таблиці записи в ній розташовані в тому порядку, в якому вони були введені. Для зміни цього порядку користуються можливостями сортування. Встановлений за допомогою операції сортування даних у таблиці порядок записів впливає тільки на відображення їх на екрані монітора, але не змінює фізичне їх розташування в таблиці.

Щоб відсортувати дані у визначеному полі за зростанням або зменшенням необхідно:

виділити потрібне поле;.

вибрати пункт Сортування ® Записи і дати команду Сортировать по возрастанию або Сортировать по убыванию.

Фільтрування даних.

Режими фільтрації даних

При роботі з таблицями часто виникає необхідність відображати не всі записи, а тільки ті, які відповідають визначеним умовам. Найпростішим засобом відбору записів є фільтр. Використовують кілька режимів фільтрації даних:

фільтр за виділенням – використовується для відображення записів, які задовольняють всім вказаним умовам;

звичайний фільтр – використовується у випадках, коли потрібно відобразити тільки ті записи, які задовольняють хоча б одній умові;

розширений фільтр – використовується у випадках, коли можливостей звичайного фільтра недостатньо. Наприклад, необхідно не тільки відображати певні записи, які відповідають визначеним умовам, але й виконувати сортування даних по кільком полям.