Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнераСтр 1 из 5Следующая ⇒
Содержание
Введение 1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера 1.1 Назначение коммерческой переписки 1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике 2 Особенности написания деловых писем 2.1 Язык и стиль делового письма 2.2 Основные части делового письма 2.3 Дополнительные части делового письма 2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами 3 Разновидности писем в деятельности организации Заключение Список использованных источников Приложения Приложение № А Приложение №Б Приложение №В Введение
Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера. Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда. Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности. Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения. Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучения особенностей стиля написания коммерческих писем; - изучения определения и области применения каждого письма; - описания хозяйственной ситуации; - составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией; - написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем: Письмо-просьба, Сопроводительное письмо, Письмо-подтверждение, Письмо-напоминание, Письмо-извещение, Гарантийное письмо, Письмо-запрос и ответ на него, Заказ и ответ на него, Оферта и ответ на нее. В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы. Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера Назначение коммерческой переписки деловая коммерческая переписка иностранный партнер Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки. В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки: - документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами); - документы по подготовке экспортного товара к отгрузке; - коммерческие документы; - документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы); - страховые документы; - транспортные и транспортно-экспедиторские документы; - таможенные документы. Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки — от ее подготовки и заключения О завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки — рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма. Оформление коммерческих писем в зарубежной практике
Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки. Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.[1] При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты: - сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты); - ссылки на документы отправителя и получателя; - дата; - адрес получателя письма; - указание на конкретное лицо; - вступительное обращение; - краткое содержание письма; - текст письма - заключительная формула вежливости; - подпись; - ссылка на приложение; - сведения о рассылке копий письма. Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе. Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) — общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) — корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания). Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом: Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75 Our reference: РL/112 Наша ссылка: РL/112 Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма — «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д. Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты — британский (европейский) и американский. Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002 Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002 В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случаё —2 июня 2002 г., в другом — 6 февраля 2002 г) Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна. Например: Continental Company 516 Sixth Avenue USA При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, США после названия города указывается название штата. Слова Avenue, Street Place, и другие в адресе пишутся с большой буквы. Если в названии фирмы присутствуют фамилия (например, W. Edvard& Co. Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (господа). Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника: Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность. Указание на конкретное лицо — реквизит используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости не, эта отметка отсутствует. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо. Вступительное обращение — стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату. Мог использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются: Sir Madam Sirs Masdames Dear Sir Dear Madam В обращении используются следующие сокращения: Мr — господин, Мrs —госпожа ( замужней Женщине), Мiss — госпожа (ж незамужней женщине), Мs госпожа (при неизвестном семейном положении). В конце обращения в американской традиции — употребление двоеточия, в британской —запятой. Краткое содержание письма — не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом: Order № 187 В юридической практике принято оформлять следующим образом: In re: Contrakt 12/45 Re: : Contrakt 12/45 (Re сокращенное латинское выражение — по делу, относительно дела, вопроса). Текст письма — самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей. В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости — форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца. Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля. В подписи указываются: название фирмы так как оно дано в бланке письма, на следующей строке — подпись лица, затем — инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строк и может указываться наименование подразделения (отдела, департамент). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание — «по поручению».[2] Ссылка на приложение. Реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу. Сведения о рассылке копий письма. Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение — сс (от саrbon copy — копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются копии письма. (см Приложение №1) 2006-06-01 Страница 2 Или: ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01 Конверт На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте. Формы пунктуации Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная. В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы. При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений. Использование смешанной пунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы. В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация. Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами
В переписке с иностранными адресатами (представителями официальных инстанций, фирмами и гражданами формы написания и оформления служебных и личных писем имеют неодинаковый характер. Служебные письма оформляются, как правило, на бланках установленной формы, в отдельных случаях могут оформляться на стандартных листах бумаги. Печатаются через 1, 5 интервала шрифтом Times New Roman Cyr N 12. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, комплимента, то есть выражения уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется. Оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма, оформляемого на стандартном листе бумаги, печатаются название города и дата отправления (например: Москва, 9 июня 2006 года). Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текстовая часть письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая следует писать: " Господин Министр", " Ваше Превосходительство". В обращении чаще всего принято добавление слова " Уважаемый" (например: " Уважаемый господин Министр" ). Слово " господин" пишется, как правило, полностью. После обращения следует текст, который принято начинать словами " Имею честь сообщить" либо излагается в произвольной форме. Письмо заканчивается комплиментом. Могут использоваться следующие комплименты (в адрес Президента, Посла или Министра иностранных дел): " Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр (, принять уверения в моем весьма (самом ( высоком ( глубоком, искреннем уважении". Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями в " весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: " С искренним уважением", " С глубоким уважением", " Искренне Ваш", " С уважением" и другие. В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, направляющего письмо, его должность, инициал (инициалы) имени и фамилия либо имя и фамилия полностью. При оформлении письма за подписью Председателя Государственного Аппарата указываются, как правило, имя и фамилия полностью. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Допускается также оформление реквизита " Адресат" в соответствии с правилами внутренней переписки, в правом верхнем углу. Адрес состоит из инициала (инициалов) или полного имени, фамилии и полного наименования официальной должности лица, которому направляется письмо. Например, при оформлении адреса в левом нижнем углу первой страницы он оформляется следующим образом: Господину Бруно Халлеру, Генеральному секретарю Парламентской ассамблеи Совета Европы В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину (И.Фамилия), Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) или: Е.П. г-ну (И.Фамилия), Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) В других случаях в состав реквизита " Адресат" включаются также наименование организации, фирмы, название города и страны. Составные части реквизита " Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. Заключение
Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: - организационно-правовая документация; - плановая документация; - распорядительная документация; - информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; - отчетная документация; - документация по обеспечению кадрами (по личному составу); - финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность); - документация по материально-техническому обеспечению; - договорная документация; - документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого делового письма; была описана хозяйственная ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной хозяйственной ситуации. Все вышесказанное позволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.
Приложение № А
23136 BAYNARO BLVD., WILMINGTON. DE 19802 U.S.A/ BANK: SCS ALLIACE, GENEVA, Г-ну Д. Меллеру Наша ссылка: JN/sl Р. Марлоу & Со.Лтд. Ваша ссылка: 112 Бонд Стрит Лондон А2 7ТМ Апреля 02, 2007 Господа, Во время моего пребывания в Вашей стране имел удовольствие посетить вашу фирму. Я хотел бы еще раз поблагодарить Вас за очень теплый прием, оказанный мне. При ознакомлении с моим отчетом о поездке наше руководство проявило большой интерес к деятельности вашей фирмы. Я хотел бы просить Вас прислать экземпляр вашего годового отчета и счетов за прошлый год, а в будущем включить нашу фирму в список адресатов, которым Вы высылаете ваши отчеты. Заранее примите нашу благодарность. Искренне Ваш Pacific Mutual Corp (подпись) Н.Л. Томксон Управляющий Приложение №Б Образец письма-просьбы
О предоставлении документов
Уважаемый Геннадий Павлович! В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов. С уважением Директор института Личная подпись Е.Ф. Сабуров Сабанеев Игорь Константинович 143-22-87 Приложение № В
ООО Арт Компакт, Россия, Москва, Саратовская 567, Тел. (095) 485 65 00, (095) 485 65 01 Факс (095) 485 65 01 ВВВ/АБ 001 1996 05 30 EMI France Ltd., 60, boulevard Lefebvre, F75732 PARIS CEDEX 15 Мадам и Месье:
[О компакт дисках Queensryche ]
Благодарим вас за предложение от 27 мая о компакт дисках группы Queensryche. Сведения о высокой популярности этой группы, полученные вами действительно верны и мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих дисков но нам не хватает данных о конкретных характеристиках будущего диска. Просим вас прислать конкретные данные о длительности альбома, числе песен и предполагаемой цене одного диска.
Искренне Ваш
Исп. Директор _________________________ О. Ш. Штирлиц ООО Арт Компакт.
Размещено на
Содержание
Введение 1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера 1.1 Назначение коммерческой переписки 1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике 2 Особенности написания деловых писем 2.1 Язык и стиль делового письма 2.2 Основные части делового письма 2.3 Дополнительные части делового письма 2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами 3 Разновидности писем в деятельности организации Заключение Список использованных источников Приложения Приложение № А Приложение №Б Приложение №В Введение
Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера. Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда. Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности. Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения. Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучения особенностей стиля написания коммерческих писем; - изучения определения и области применения каждого письма; - описания хозяйственной ситуации; - составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией; - написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем: Письмо-просьба, Сопроводительное письмо, Письмо-подтверждение, Письмо-напоминание, Письмо-извещение, Гарантийное письмо, Письмо-запрос и ответ на него, Заказ и ответ на него, Оферта и ответ на нее. В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы. Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера |
Последнее изменение этой страницы: 2020-02-16; Просмотров: 217; Нарушение авторского права страницы